Стандартный порядок регистрации

Согласно регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал, СЭД).

Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, т. е. все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализованно — в каждом отделе.

Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система, где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах.

Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов».

Какой путь проходит документ?

  1. Документ поступает в организацию или создается в ней.

  2. Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер,
    заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе.

    С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения.

    Образцы журналов регистрации документа>>

  3. К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе.

  4. Документ отправляется на рассмотрение руководству  организации.

  5. Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в отдел-исполнитель.

  6. Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>

    Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Главные правила регистрации документов:

  1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
  2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
  3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Какие документы не регистрируются?

  • Приглашения
  • Рекламные письма
  • Периодические издания — книги, журналы, газеты
  • Поздравительные открытки
  • Телеграммы
  • Письма с пометкой «Лично»
  • Бухгалтерские документы
  • Анонимная корреспонденция

Пропишите полный перечень документов, не подлежащих регистрации, в Инструкции по делопроизводству, т. к. законодательно это нигде не закреплено.

Россияне часто меняют место жительства. Одни переезжают в другой город, чтобы устроиться на работу, другие вынуждены переехать в связи с учебой и т.д.

Место, где останавливается особа, может отличаться: кто-то снимает жилье, другие имеют возможность остановиться у друзей или родственников. Где бы не жил человек, у него должна быть

временная регистрация

, которая позволит получать различные социальные услуги и на законных основаниях находиться по месту фактического проживания.

Регистрация бывает двух видов: постоянная и временная. Первая оформляется на протяжении 7 дней после вселения в новую квартиру, которой человек владеет на правах собственности. Что же касается временной регистрации, то ее нужно оформить, если особа проживает более 90 дней в одном и том же месте, которое не является местом постоянного обитания.

Если документы о постановке на регистрационный учет не будут оформлены в течении указанного времени, человеку может быть выписан административный штраф. При этом количество таких штрафов не ограничено, то есть компетентные органы могут их выписывать хоть каждые несколько дней, если человек не решает вопрос со своей регистрацией.

Отсылки к закону

Существует ряд законодательных актов, которые регулируют вопрос выбора места проживания особы и ее постановки на регистрационный учет:

  • Конституция Российской Федерации.
  • Международные акты.
  • Закон №5242-1 про право граждан на свободу передвижения.
  • Жилищный кодекс, который в статье 38 устанавливает норму жилой площади на одного проживающего, в статье 40 указывает, каким требованиям должна соответствовать жилплощадь, статья 53 определяет, кто имеет право проживать вместе с нанимателем и наравне с ним пользоваться всеми правами и т.д.
  • Гражданский кодекс, которым установлено, каким образом определяется место жительства детей, которые не достигли 14 лет или тех особ, которые находятся под опекой. Также статья 288 закрепляет за собственником право сдавать свое жилье другим особам на основании договора и прочие нормы.

Статья 288. Собственность на жилое помещение

Образец заполнения заявления о регистрации по месту жительства

Как можно оформить прописку

Сегодня особа, которой нужно оформить регистрацию, поскольку произошла смена места жительства, имеет возможность выбрать для себя наиболее удобный и подходящий способ.

Сделать это можно:

  • при личном обращении в орган, который отвечает за постановку на учет граждан;
  • через портал государственных услуг, на котором нужно предварительно зарегистрироваться;
  • отправив документы по почте.

Бланк адресного листка прибытия (форма 2)

Обязательные действия

Документы и согласие сторон

Когда человек желает зарегистрироваться по месту проживания, поскольку произошла смена в РФ места обитания, он должен подготовить и подать в ФМС следующий пакет документов:

  • документ, который удостоверяет личность особы, желающей зарегистрироваться, а также собственника квартиры;
  • если регистрируются дети до 14 лет, в том числе новорождённый малыш, нужно предоставить их свидетельство о рождении;
  • документы, подтверждающие наличие собственнических прав на квартиру или документ, который является основанием для заселения в квартиру – договор аренды;
  • заявление, которое подготовлено по установленной форме;
  • адресный листок прибытия в 3-х экземплярах.

Следует помнить, что граждане могут быть зарегистрированы в помещении, которое не принадлежит им на правах собственности, исключительно при наличии согласия:

  • особы, которая является нанимателем, и всех совершеннолетних особ, которые вместе с ней проживают;
  • собственника жилого помещения;
  • если члены жилищно-строительного кооператива не являются собственниками жилья, нужно получить согласие на регистрацию от правления кооператива;
  • юрлица, которое владеет жилым фондом.

Именно согласие владельца — основание для проведения процедуры регистрации. Если у квартиры несколько собственников, то они все должны дать свое письменное согласие на вселение нового жильца.

Такое согласие дается в присутствии нотариуса или должностного лица, которое ответственно за проведение регистрации. Когда выражается согласие, также определяется период, на который человеку может быть предоставлена регистрация.

Если речь идет про регистрацию несовершеннолетних детей по месту временной регистрации их родителей, то в этом случае не требуется согласие владельца. Это связано с тем, что согласно законодательным нормам, ребенок имеет право быть зарегистрированным по месту регистрации своих родителей.

Варианты подачи заявления

Когда люди выбирают, каким образом провести оформление регистрации, они по старинке предпочитают личное обращение в соответствующее отделение ФМС. Этот вариант имеет преимущество над остальными, поскольку работник службы сразу укажет, каких документов не хватает и обратит внимание обращающегося на недочеты в оформлении бумаг.

Если человек подает бумаги через

МФЦ

, его ожидает примерно та же процедура подачи документов, однако, в данном случае удастся избежать очередей.

При личном обращении на рассмотрение заявления отводится 3 дня, по истечении этого срока процедура регистрации должны быть осуществлена, а человек сможет получить паспорт со штампом или свидетельство про временную регистрацию. Получение может отодвинуться на срок до 8 дней, если в ходе проверки окажется, что особа подала неполный пакет документов, или одна из бумаг будет нуждаться в дополнительной проверке.

Граждане России, в отличии от иностранцев, могут отправлять документы по почте. Делается это при помощи формирования заказного письма, которое направляется с уведомлением про вручение адресату. После того, как документы получены сотрудниками ФМС, а также проверены ними, отправитель получает письмо, которым его просят нанести личный визит в отделение миграционной служба.

Обратиться в ФМС нужно на протяжении 3-х дней с момента получения уведомления. При себе обязательно иметь паспорт, если речь идет о временной регистрации. Это позволит получить регистрационное свидетельство.

Все большей популярностью пользуется подача документов на регистрацию через портал государственных услуг. Первый шаг, который в этом случае придется выполнить, это произвести регистрацию на сайте. Делается это для идентификации личности обратившегося, что позволяет получить доступ ко всем разделам сайта.

В личном кабинете нужно выбрать соответствующую услугу и загрузить сканированные копии всех необходимых документов. Однако, оригиналы бумаг тоже понадобятся: их следует иметь при себе во время личного посещения миграционной службы, целью которого будет получение свидетельства про регистрацию.

Образец свидетельства о рождении

Центральные этапы

Порядок регистрации по месту жительства в 2021 году:

  1. Заполнение заявления на постановку на регистрационный учет. В данном документе должна содержаться следующая информация: ФИО, данные паспорта особы, год ее рождения, название органа, куда подается заявка. Также важно указать срок, на который человек желает получить регистрацию, место, где особа проживала до этого, полное имя гражданина, который предоставляет новое жилье и адрес для регистрации.
  2. Заполнение листка прибытия, в котором указывается ФИО, дата и место рождения, адрес, по которому человек прописан, место предыдущего проживания.
  3. Подготовка документов, которые подтверждают, что человек имеет основания для временного проживания: договор аренды, собственнические документы и т.д.
  4. На документах должен поставить свою подпись начальник структуры, куда подаются бумаги, а также печать. О том, что был изъят паспорт, человеку не выдается никаких дополнительных справок.
  5. Паспорт, в котором будет стоять прописка, или свидетельство про временную регистрацию можно будет получить уже через несколько дней после подачи документов.

Свидетельство о государственной регистрации права

Получение и учёт

На уровне законодательства установлена безусловная реализация гражданами их прав. Среди них и выбор места жительства. Однако, это предполагает выполнение определенных обязанностей, а именно постановка на регистрационный учет. За проведение данной процедуры отвечают территориальные отделения Федеральной Миграционной Службы.

Регистрация, как постоянная, так и временная, проводится на безоплатной основе. При этом человеку не обязательно подавать документы о том, что он был снят с учета по месту постоянного жительства.

Нужно понимать, что нежилое помещение не может использоваться в качестве места проживания и постановки на учет, а вот приватизированная квартира вполне для этого подходит, как и любое другое жилое помещение.

Административным регламентом определены службы и должностные особы, которые обязаны:

  • осуществлять первичный прием документов для проведения регистрации;
  • снимать с регистрационного учета граждан, которые выбыли по новому месту проживания;
  • готовить документы и передавать их в регистрационную службу.

На какие же службы возложена данная функция:

  • ЖЭУ;
  • жилищные кооперативы;
  • коммерческие структуры и акционерные общества, которые владеют жилым фондом;
  • другие организации, которые на любых правах владеют жилым фондом.

Регистрация некоторых категорий граждан:

  • особы, которые проживают на территории храмов или монастырей, должны быть зарегистрированы по месту пребывания;
  • представители тех профессий, которые связаны с постоянной сменой места пребывания, должны быть зарегистрированы по юрадресу, который является адресом регистрации их организации (моряки, геологи, строители и т.д.);
  • те, кто признан временными переселенцами, регистрируются на временное поселение;
  • несовершеннолетний ребёнок, который остался без родителей, регистрируется в приемной семье или специализированном учреждении, где он проживает.

Образец заявления собственника о согласии на регистрацию

Общий порядок регистрации в Москве

Закон определяет, что граждане, которые приехали в Москву и планируют тут проживать, должны зарегистрироваться в органах внутренних дел, которые являются органами регистрационного учета.

Выполнить регистрацию можно по месту жительства или месту пребывания. В первом случае, это квартира, частный дом или комната в общежитии. А во втором – гостиница или же любое другое помещение, где проживает человек. Пошаговая инструкция в данном случае ничем не отличается от регистрации в любом другом регионе РФ.

Временная регистрация в Москве должна быть оформлена, если человек планирует проживать тут больше 3-х месяцев. Это не только избавит от штрафных санкций, но и поможет трудоустроиться, устроить в садик или школу ребенка, получить медицинское обслуживание и т.д. Максимальный срок, на который может быть оформлена такая регистрация, составляет 5 лет.

Иностранный гражданин, прибывший на территорию России также обязан регистрироваться по месту пребывания. Сделать это он должен на протяжении 3-х дней с момента прибытия в Москву, в противном случае ему грозит штраф.

Действия по оформлению временной регистрации не предполагают снятия с регистрации особы по месту постоянного проживания. Порядок оформления временной регистрации в Москве ничем не отличается от порядка, который предусмотрен в остальных регионах России.

Что касается срока, на который оформляется прописка, то он определяется на основании договоренности, достигнутой между владельцем квартиры и тем, кто нуждается в регистрации.

Муниципальная квартира, в которую вселяется человек, имеет некоторые особенности при осуществлении регистрации в ней.

В данном случае человек должен предоставить такие документы:

  • ордер, который демонстрирует законность вселения;
  • контракт соцнайма;
  • письменное согласие, которое должен дать наймодатель, а также совершеннолетние члены его семьи, которые проживают вместе с ним.

Если регистрация происходит на жилплощади, которая была предоставлена для служебного пользования, нужно предоставить:

  • выписку, сделанную из решения исполнительного властного органа про вселение в это помещение;
  • согласие от руководства организации в письменном виде;
  • согласие нанимателя.

Административный регламент

Административным регламентом называют документы, которые необходимы для того, чтобы установить правила, по которым должны действовать государственные структуры при оказании различных услуг гражданам и организациям (физическое или юридическое лицо).

Требования к административному регламенту:

  • определить права и обязанности органа власти;
  • установить, в каком порядке происходит взаимодействий властных структур на различных этапах, которые касаются прав граждан на получение государственных услуг;
  • дать возможность заинтересованным лицам и организациям осуществлять контроль за рассмотрением их обращений.

При помощи административного регламента должны быть решены такие задачи:

  • все действия властных структур должны быть полностью прозрачны;
  • оказание противодействия коррупции;
  • определение подробного распорядка, с соблюдением которого осуществляется деятельность органов власти и особ, которые в них работают;
  • повышение эффективности работы исполнительных структур.

Параллельно с админрегламентом вводится регламент электронный.

Сделано это с целью:

  • уменьшения срока, который требуется для вынесения решения после подачи документов;
  • минимизации ошибок и злоупотреблений со стороны чиновников;
  • контроль за административными процессами.

Проживание без регистрации

может грозить штрафом или депортацией.

Можно ли получить визу без регистрации — узнайте из нашей публикации.

Читайте далее, где зарегистрировать иностранного гражданина в своей квартире.

Внимание! При регистрации указывайте пожалуйста только действенный адрес электронной почты. После процедуры регистрации на него будет отправлено письмо с подтверждением. Только после подтверждения регистрации вы будете считаться пользователем данного сайта.

Данные правила действуют на всем сайте. В отдельных разделах и форумах конференции возможно наличие собственных правил, которые уточняют и детализируют правила поведения в них. При этом данные правила остаются обязательными в любом случае.

Правила вводятся для создания комфортной и конструктивной атмосферы общения. Если Вас не устраивает установленная форма общения, воздержитесь от участия в данной конференции.

I. Регистрация пользователей.

1. Регистрируясь на сайте, пользователь соглашается выполнять данные Правила.
2. Для регистрации на сайте пользователь должен предоставить действующий адрес электронной почты. На него будет выслано письмо с подтверждением регистрации. Мы гарантируем конфиденциальность указанной информации.
3
. Выбор имени пользователя (nickname) является вашим исключительным правом. Администрация оставляет за собой право принять меры к прекращению использования nickname, если его использование нарушает общепринятые моральные и этические нормы или является оскорбительным для других пользователей форума. Запрещена регистрация nickname, схожих с уже существующими до степени, которые могут ввести в заблуждение других пользователей форума.
4. Запрещена неоднократная регистрация одним пользователем, вне зависимости от целей, с которыми такая регистрация проводится. Данное нарушение является крайне серьезным и ведет к блокированию всех учетных записей.
5. Если вы не проявляете активность на форуме в течение длительного времени, ваша учетная запись может быть удалена.

II. Порядок поведения на сайте.

1. Общение на сайте строится на принципах общепринятой морали и сетевого этикета.
2
. Строго запрещено использование нецензурных слов, брани, оскорбительных выражений, в независимости от того, в каком виде и кому они были адресованы. В том числе при подмене букв символами.
3
. Категорически запрещается любая реклама, в том числе реклама интернет-проектов (за исключением случаев когда внешние ссылки касаются темы обсуждения и без них никак не обойтись). Модераторы могут удалить / отредактировать сообщение без уведомления автора. Остальные ссылки публикуются после предварительного согласования с администрацией.

III. Комментарии и сообщения.

1. Содержание комментариев должно быть информативным, максимально четко отражая смысл проблемы.
2
. Перед добавлением комментария убедитесь, что вы создаете ее в соответствующей тематике, а также постарайтесь убедиться в том, что данный комментарий не обсуждался ранее.
3. Запрещено создание одинаковых по смыслу сообщений.
4
. Старайтесь не делать грамматических ошибок в сообщениях – это создаст негативное впечатление о вас.

IV. Отношения между пользователями и администрацией.

1. В своих действиях администрация форума руководствуется здравым смыслом и внутренними правилами управления сайтом.
2. Обсуждение действий администрации (администраторов и модераторов) категорически запрещается .

Администрация оставляет за собой право изменять правила с последующим уведомлением об этом пользователей форума. Все изменения и новации на сайте производятся с учетом мнений и интересов пользователей.

Продолжить регистрацию

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация трактуется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем. При всех различиях в технологиях все эти системы регистрации должны основываться на общих правилах. Рассмотрим некоторые из этих правил, акцентируя внимание на наиболее часто встречающихся вопросах и иллюстрируя их примерами из инструкций по делопроизводству различных организаций.

Где устанавливаются правила регистрации документов?

Правила регистрации документов устанавливаются в инструкциях по делопроизводству. По этим вопросам могут также  издаваться отдельные инструкции (например, Инструкция о порядке регистрации документов в администрации г. Иркутска, утвержденная распоряжением мэра г. Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6). Порядок регистрации документов в автоматизированном режиме подробно регламентируется в документации автоматизированных информационных систем.

Какие подразделения проводят регистрацию документов?

Возможны три системы регистрации документов:

централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в Службе делопроизводства или у секретаря (в небольших организациях);

— децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в  структурных подразделениях ответственными за делопроизводство;

— смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространенной является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из вышестоящих органов или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также обращения граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Когда регистрируются документы? 

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления,  создаваемые – в день подписания или утверждения. В инструкциях по делопроизводству могут содержаться положения, касающиеся регистрации документов, поступивших после окончания рабочего дня или в выходные дни. Например, «Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни – в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов».

Нужно ли указывать время получения (отправки) документов?

В инструкции по делопроизводству может быть предусмотрена необходимость  указывать время получения или отправки отдельных видов документов. Например, на уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.

Какие документы не регистрируются в службе делопроизводства?

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Обязательной регистрации подлежат  документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.д. Единого перечня документов, не регистрируемых в службе делопроизводства, в законодательстве не предусмотрено. В качестве примера приведем следующие перечни указанных документов.

Извлечение

из Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка

(утверждена распоряжением главы города Липецка от 25.12.2006 № 4837-р)

Приложение

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Общем отделе

1. Телеграммы и письма с просьбой о продлении отпуска или командировки.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

5. Прейскуранты.

6. Технические условия.

7. Нормы и нормативы расходов.

8. Поздравительные письма.

9. Пригласительные билеты.

10. Документы по заключению коллективных договоров.

11. Бухгалтерские документы.

12. Планово-финансовые документы.

13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

14. Формы статистической отчетности.

15. Корреспонденция, адресованная работникам администрации с пометкой «лично».

Извлечение

из Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова

(утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А)

Приложение 1

 Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения.

3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты.

4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения.

5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.

6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы.

7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса.

8. Переписка внутри администрации города.

Следует отметить, что служба делопроизводства может не регистрировать документы и по другим основаниям, например если нарушены правила оформления документов.

На какие группы подразделяются регистрируемые документы?

Регистрация документа предполагает присвоение ему регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. В инструкциях по делопроизводству различных организаций количество и названия указанных групп документов может варьироваться. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) указано, что регистрация  документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно   регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной  власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Инструкцией о порядке регистрации документов в администрации города Иркутска (утверждена распоряжением мэра города Иркутска от 20.10.2006 № 031-10-1463/6) предусмотрены следующие классификационные группы:

— распорядительные документы  (правовые акты мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации и т.д.);

— служебные документы  (вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения, городскую Думу корреспонденция);

— исходящие документы (запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации, так и в структурные подразделения администрации города); 

— обращения  (предложения, заявления, жалобы граждан);

— договоры (муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города).

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) отдельно регистрируются:

— служебные письма от организаций;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

— правовые акты Губернатора, Председателя Правительства Омской области и акты Законодательного Собрания Омской области;

— решения и постановления Омского городского Совета;

— документы для служебного пользования (ДСП);

— телеграммы;

— исходящая корреспонденция.

Что обозначают буквенные индексы в номерах распорядительных документов?

В регламентах и инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и органов местного самоуправления наблюдаются некоторые терминологические различия при описании документов, фиксирующих управленческие решения. Эти документы могут обозначаться и как правовые акты (нормативные правовые акты), и как распорядительные документы. Следовательно, нет единства и в названиях разделов, посвященных регистрации этих документов. Вместе с тем существуют общие требования описания таких документов. Рассмотрим некоторые из них.

Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов (например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т.д.). Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания). Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа.

Различия наблюдаются в принятых системах нумерации распорядительных документов. Так, распоряжениям главы администрации города Саратова присваиваются порядковые регистрационные номера: по основной деятельности – с буквой «р» (например, 236-р), по личному составу – с буквами «лс» (например, 132-лс). Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям – номер с индексом «-р», распоряжениям по личному составу – номер с индексом «-рл», распоряжениям о командировании работников – номер с индексом «-рк».

Развернутая система аббревиатур, дополняющих порядковые регистрационные номера распорядительных документов, закреплена в Регламенте Правительства Москвы (утверждена постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП). Распорядительные документы имеют следующие обозначения:

указы Мэра Москвы — «УМ»;

распоряжения Мэра Москвы — «РМ»;

постановления Правительства Москвы — «ПП»;

распоряжения Правительства Москвы — «РП»;

распоряжения заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы — «РЗМ»;

распоряжения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы — «РР»;

приказы руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы — «КПР» (приказы по личному составу), «ДПР» (приказы по основной деятельности). 

Следует отметить, что буквенные индексы используются не только в регистрационных номерах распорядительных документов. Так, договорам, подписанным Правительством Хакасии, присваивается порядковый номер с индексом «д» или «дх», если договор носит хозяйственный характер (Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия, утвержденная постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006 № 337).

Как регистрируются совместные документы?

На документах, составленных совместно несколькими органами (должностными лицами), указывается единая дата (самая поздняя) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например, распоряжение Мэра Москвы, принятое совместно с Губернатором Московской области, от 05.03.2005 № 27-РМ/001 означает, что распоряжение Мэра Москвы зарегистрировано в Протокольном отделе Правительства Москвы за № 27-РМ, а распоряжение Губернатора Московской области – в Протокольном отделе Администрации Московской области за № 001, дата совместного документа –  5 марта 2005 г. – совпадает с датой регистрации распорядительного документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы.

Как регистрируются протокольные решения?

В Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) установлен следующий порядок регистрации протокольных решений. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с электронной поисковой системой, принятой в администрации города. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Кто отвечает за регистрацию документов с пометкой «ДСП» («Для служебного пользования»)?

Для ответа на этот вопрос можно привести положения, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А): прием, учет и регистрация документов с пометкой «ДСП» осуществляется специалистами структуры ДОУ, которым поручен прием и учет несекретных документов. Документы с пометкой «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. В регистрационно-контрольной карточке документа с пометкой «Для служебного пользования» производится запись «ДСП».

В какие регистрационные формы заносятся сведения о документах, передаваемых по факсимильной связи?

Работа с документами, передаваемыми и получаемыми по факсимильной связи, имеет свои особенности. Например, в Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова

(утверждена постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 № 471А)

определено, что служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии – в секторе служебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

В Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) определено, что  подлежащий передаче материал регистрируется в журнале без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело.

Поступившие факсограммы регистрируются в журнале без проставления регистрационного штампа, доставляются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные – немедленно.

В Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области (утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309) указано, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. Факсограммы на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателя Правительства передаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая регистрируется и в последующем помещается в дело.

В чем заключается специфика регистрации электронной почты?

В Инструкции по делопроизводству в администрации Брянской области (утверждена распоряжением администрации Брянской области от 06.07.2005 № 374-р) электронной почте посвящены несколько положений. Например, «Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях и отправляются в отдел специальной документальной связи или отдел информационных систем хозяйственного управления после регистрации в канцелярии отдела делопроизводства и протокола (представляется бумажный и электронный варианты документа)».

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области (утверждена постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309) прием и отправку служебных документов по каналам электронной почты в администрации осуществляют структурные подразделения.

Служебные документы, принятые на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, распечатываются на бумажных носителях и сдаются в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в отдел служебной корреспонденции (канцелярию) управления делопроизводства администрации для направления в соответствующий секретариат.

В Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п) установлено, что прием и отправка документов по электронной почте (ЭП) от имени администрации города (официальный адрес ЭП) осуществляется отделом информационных технологий управления делами. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно должны иметь оригинал исходящего документа, на который распространяются все положения Инструкции по делопроизводству. Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя. При необходимости осуществляется параллельная досылка документа на бумажном носителе. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Для входящей почты обязательны регистрация времени и фамилия сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается управляющему делами, визируется им и поступает в сектор по работе со служебной документацией Общего отдела, для регистрации и передачи адресату. Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

— дату приема;

— реквизиты отправителя;

— роспись принявшего.

При большом объеме входящая информация (статьи, брошюры, положения, выступления и другие документы, поступающие в рамках информационного обмена) представляется адресату в электронном виде.

Нужно ли регистрировать телефонограммы?

Телефонограммы подлежат регистрации. При использовании в организации традиционной системы регистрации документов сведения о полученных и отправленных телефонограммах фиксируются в журналах. В качестве примеров можно привести формы журналов, закрепленные в Инструкции по делопроизводству в администрации города Омска (утверждена постановлением Мэра города Омска от 30.09.2004 № 430-п).

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: